استفاده از فرمسازهای متداول همچون Rsform ، Breezing Form و یا سایر فرم سازهای تحت PHP یا ASP.net در سایت های امروزی امری متداول شده است . اما بزرگترین مشکلی که مدیران این سایت ها با آن دست و پنجه نرم می کنند استفاده از رکورد های ثبت شده در این فرم هاست . به عنوان مثال مدرسه ای که ثبت نام اینترنتی انجام داده است و اکنون برای انتقال اطلاعات دانش آموزان و چاپ کارت دانش آموزی دچار مشکل شده است ، یا همایشی که از کاربران ثبت نام به عمل آورده و اکنون یک روند طولانی چاپ کارت های ورود به همایش را پیش رو دارد .

معمولا تمامی فرم سازها لا اقل به یکی از فرمت های معروف Excel ، XML و یا CSV خروجی مناسبی به کاربر می دهند . اکنون ما می خواهیم به کمک هم با استفاده از یک خروجی اکسل و نرم افزار ورد کاری انجام دهیم که رایانه ی شما را تبدیل به یک دستگاه خودکار چاپ اطلاعات برای هر کاربر می کند . کافیست تا روند فوق العاده کوتاه و ساده زیر را دنبال کنید .

1- ابتدا خروجی اطلاعات متغییر (Value) فرم خود را تحت فرمت های قابل پوشش توسط اکسل تهیه کرده و در اکسل باز می کنیم .

2- عناوین ستون های بانک اطلاعاتی را به عنوان عناوین ستون ها انتخاب می کنیم .

به عنوان مثال Name_title را برای عنوان ستونی که نام ها در آن قرار دارد انتخاب کرده و ذخیره می کنیم.

3- فرم آماده شده را تحت فرمت اکسل ذخیره می کنیم.

4- نرم افزار Microsoft Office word را باز کرده و هر نوع فرم ، شامل کارت ورود به جلسه ، تقدیر نامه ، گواهی پایان دوره و کلا هر نوع فرمی که به عنوان محتوای ثابت خروجی است را طراحی می کنیم .

5- از منوی Mailings بخش Start Mail Merge گزینه ی Select Recipient => Use Existing list را انتخاب نموده و در پنجره ی گشوده شده فایل اکسلی که در مرحله ی قبل ایجاد کرده اید را برگزینید.

6- حال با انتخاب گزینه ی Insert Merge Field نسبت به اتصال فیلد های مختلف دیتابیس به صفحه و جایگذاری آنها در صفحه اقدام کنید . برای زیباتر شدن صفحه و امکان حرکت فیلدها در صفحه پیشنهاد می شود یک باکس با زمینه و کادر بدون رنگ انتخاب کرده و فیلدها را درون باکسها قرار دهید .


7- گزینه ی AutoCheck For Errors را انتخاب کنید تا به تعداد رکوردهای دیتابیس صفحه قابل چاپ با مشخصات منحصر به فرد ایجاد شود

8- چاپ کنید چشمک

پاورقی :

* در بعضی فرمهای اینترنتی از کاربر عکسی دریافت می شود که این عکس ها معمولا در پوشه ای بر روی هاست ذخیره شده و فقط آدرس آنها در دیتابیس قرار می گیرد . برای اتصال این عکس ها به نسخه ی خودکار ورد ، من ابتدا پوشه ی محتوی عکس ها را از هاست دانلود کرده و در کنار فایل اکسل قرار دادم ، سپس با جستجو و جایگزینی (Find and replace) کردن پیشوند آدرس ها در فایل اکسل ، آدرس هر عکس را به آدرس آن در درایو محلی تغییر دادم . تنها مشکل باقی مانده که هنوز حل نشده است امکان استفاده از تگ های خودکار برای تغییر عکس در هر صفحه است . در صورتی که به این مورد نیز نیاز داشتید از این نوشتار می توانید استفاده کنید.