استفاده از فرمسازهای متداول همچون Rsform ، Breezing Form و یا سایر فرم سازهای تحت PHP یا ASP.net در سایت های امروزی امری متداول شده است . اما بزرگترین مشکلی که مدیران این سایت ها با آن دست و پنجه نرم می کنند استفاده از رکورد های ثبت شده در این فرم هاست . به عنوان مثال مدرسه ای که ثبت نام اینترنتی انجام داده است و اکنون برای انتقال اطلاعات دانش آموزان و چاپ کارت دانش آموزی دچار مشکل شده است ، یا همایشی که از کاربران ثبت نام به عمل آورده و اکنون یک روند طولانی چاپ کارت های ورود به همایش را پیش رو دارد .

 

برای ایجاد ساده تر گزارشات از فایل اکسل می توانید از سامانه گزارش ساز فیشی‌نو استفاده کنید.

 

معمولا تمامی فرم سازها لا اقل به یکی از فرمت های معروف Excel ، XML و یا CSV خروجی مناسبی به کاربر می دهند . اکنون ما می خواهیم به کمک هم با استفاده از یک خروجی اکسل و نرم افزار ورد کاری انجام دهیم که رایانه ی شما را تبدیل به یک دستگاه خودکار چاپ اطلاعات برای هر کاربر می کند . کافیست تا روند فوق العاده کوتاه و ساده زیر را دنبال کنید .

 

1- ابتدا خروجی اطلاعات متغییر (Value) فرم خود را تحت فرمت های قابل پوشش توسط اکسل تهیه کرده و در اکسل باز می کنیم .

2- عناوین ستون های بانک اطلاعاتی را به عنوان عناوین ستون ها انتخاب می کنیم .

به عنوان مثال Name_title را برای عنوان ستونی که نام ها در آن قرار دارد انتخاب کرده و ذخیره می کنیم.

3- فرم آماده شده را تحت فرمت اکسل ذخیره می کنیم.

4- نرم افزار Microsoft Office word را باز کرده و هر نوع فرم ، شامل کارت ورود به جلسه ، تقدیر نامه ، گواهی پایان دوره و کلا هر نوع فرمی که به عنوان محتوای ثابت خروجی است را طراحی می کنیم .

5- از منوی Mailings بخش Start Mail Merge گزینه ی Select Recipient => Use Existing list را انتخاب نموده و در پنجره ی گشوده شده فایل اکسلی که در مرحله ی قبل ایجاد کرده اید را برگزینید.

6- حال با انتخاب گزینه ی Insert Merge Field نسبت به اتصال فیلد های مختلف دیتابیس به صفحه و جایگذاری آنها در صفحه اقدام کنید . برای زیباتر شدن صفحه و امکان حرکت فیلدها در صفحه پیشنهاد می شود یک باکس با زمینه و کادر بدون رنگ انتخاب کرده و فیلدها را درون باکسها قرار دهید .


7- گزینه ی AutoCheck For Errors را انتخاب کنید تا به تعداد رکوردهای دیتابیس صفحه قابل چاپ با مشخصات منحصر به فرد ایجاد شود

8- چاپ کنید چشمک

 

پاورقی :

* در بعضی فرمهای اینترنتی از کاربر عکسی دریافت می شود که این عکس ها معمولا در پوشه ای بر روی هاست ذخیره شده و فقط آدرس آنها در دیتابیس قرار می گیرد . برای اتصال این عکس ها به نسخه ی خودکار ورد ، من ابتدا پوشه ی محتوی عکس ها را از هاست دانلود کرده و در کنار فایل اکسل قرار دادم ، سپس با جستجو و جایگزینی (Find and replace) کردن پیشوند آدرس ها در فایل اکسل ، آدرس هر عکس را به آدرس آن در درایو محلی تغییر دادم . تنها مشکل باقی مانده که هنوز حل نشده است امکان استفاده از تگ های خودکار برای تغییر عکس در هر صفحه است . در صورتی که به این مورد نیز نیاز داشتید از این نوشتار می توانید استفاده کنید.

 

** این مطلب در اسفند 1391 نوشته شده است. امروز با توجه به تجارب بدست آمده در این سالها، نرم افزاری تحت وب ساخته ایم که به سادگی می توانید از تمامی فایل های اکسل خود گزارش آنلاین تهیه کنید. در این نرم افزار، شما این امکان را نیز دارید که با آپلود اکسل، برای تک تک نفرات موجود در اکسل به صورت خودکار پنل کاربری ایجاد کرده و چاپ گزارش مربوط به هر فرد را به خودش واگذار کنید. بهترین و ساده ترین راهکار برای ایجاد مواردی مثل کارت ورود به جلسه، برنامه امتحانی، فیش حقوقی، قرارداد پرسنلی و ... . تمام چیزی که احتیاج دارید یک فایل اکسل و صرف حدودا 5 دقیقه زمان است. برای اطلاعات بیشتر به سایت فیشی‌نو مراجعه نمایید.